プライバシーポリシー

合同会社インカムベース（以下「当方」といいます）は、当方が提供する建設業務管理 SaaS「incomebase」（以下「本サービス」といいます）における利用者の個人情報の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます）を定めます。

1. 事業者情報

2. 取得する個人情報

当方は、本サービスの提供にあたり、以下の個人情報を取得します。

2.1 利用者本人から取得する情報

• アカウント情報: 氏名、メールアドレス、パスワード（ハッシュ化して保存）、組織名、電話番号、役職等
• サービス利用情報: 利用者が本サービスに入力・登録するデータ（顧客情報、現場情報、見積書、請求書、日報、経理データ、給与情報、画像等）
• お問い合わせ情報: お問い合わせフォームから送信される氏名、メールアドレス、電話番号、お問い合わせ内容

2.2 自動的に取得する情報

• アクセスログ: IP アドレス、ブラウザ種別、リファラ、アクセス日時、操作履歴
• Cookie / セッション情報: ログイン状態維持のためのセッショントークン
• エラー・障害ログ: 利用者の利用環境におけるエラー情報（個人特定情報を含まないよう取り扱い）

2.3 利用者が本サービスに登録する第三者の個人情報

利用者が本サービスに登録する顧客・取引先・従業員等の個人情報（氏名、住所、電話番号、メールアドレス、銀行口座情報、給与情報等）について、当方は、本ポリシー第 4 項の「業務委託先」に準じる立場で受託保管します。当該情報の取得・利用についての本人への通知・同意取得は、利用者（契約者）の責任において行うものとします。

3. 利用目的

当方は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。

1. 本サービスの提供、運用、保守
2. 利用者の本人確認、認証
3. 利用料金の請求（有償化後）
4. 利用者からのお問い合わせ・サポート対応
5. 本サービスの改善、新機能開発、不正利用防止
6. 利用規約違反等への対応
7. 障害・セキュリティインシデント対応
8. 重要なお知らせ、メンテナンス情報、利用規約・本ポリシーの変更等の通知
9. 統計データ・分析（個人を特定できない形に加工したうえで使用）
10. 法令・行政機関等の要請への対応

4. 第三者提供

当方は、以下の場合を除き、利用者の個人情報を第三者に提供しません。

1. 利用者の同意がある場合
2. 法令に基づく場合
3. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、利用者の同意を得ることが困難であるとき
4. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、利用者の同意を得ることが困難であるとき
5. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
6. 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合

5. 業務委託

当方は、本サービスの提供にあたり、業務の一部を以下の業務委託先に委託することがあります。委託先には、本ポリシーと同等の安全管理措置を求めます。

業務委託の方針:

• 上記の業務委託先以外の third-party API（決済・SNS・解析・広告等）は利用していません。
• AI 処理用 API キー（Anthropic / Google）は当方サーバー内で安全に管理し、利用者のブラウザに公開しません（API リクエストは当方サーバーを経由します）。

AI 機能における個人情報の取扱い

AI アシスタント機能の利用時、利用者が入力したプロンプト・本サービスのデータの一部が、AI 処理のために業務委託先（Anthropic／Google）の API に送信されます。当方は、各社の API 利用規約・プライバシーポリシーに基づき、学習目的で利用されない設定で API を利用します。利用者は、AI 機能に機密性の高い個人情報を入力しないよう注意してください。

6. 共同利用

現時点で個人情報の共同利用は行っていません。今後共同利用を行う場合は、事前に本ポリシーを改定し通知します。

7. 個人情報の安全管理措置

当方は、取得した個人情報の漏洩、滅失または毀損を防止するため、以下の安全管理措置を講じます。

組織的安全管理措置

• 個人情報取扱責任者の指定（代表者 星野正好）
• 従業者（業務委託先含む）への秘密保持義務の徹底

人的安全管理措置

• 個人情報の取扱いに関する従業者への教育・周知

物理的安全管理措置

• データセンター（業務委託先）の入退室管理に依拠
• 個人情報を含む機器・媒体の盗難・紛失防止

技術的安全管理措置

• 通信の SSL/TLS 暗号化（HTTPS）
• パスワードのハッシュ化保存（bcrypt）
• アクセス権限の最小化（テナント分離設計、role ベースアクセス制御）
• 認証ロック・レート制限による不正アクセス防止
• アクセスログの取得・監査
• データバックアップ（日次）

8. 個人情報の保管期間

• 利用者本人の個人情報: 利用契約期間中、および契約終了（退会）後 30 日経過まで（バックアップは 90 日経過まで）
• アクセスログ: 取得から 12 か月
• お問い合わせ情報: 対応完了から 12 か月

9. 個人情報の開示・訂正・削除等

利用者は、当方に対し、自己の個人情報について以下の請求を行うことができます。

1. 利用目的の通知
2. 開示
3. 訂正・追加・削除
4. 利用停止・消去
5. 第三者提供の停止
6. 第三者提供記録の開示

請求方法・手数料等の詳細は、第 12 項の問い合わせ窓口までご連絡ください。法令の規定に従い、必要な対応を行います。

なお、本サービス上で利用者自身が直接訂正・削除できる項目（プロフィール情報、利用者データ等）は、原則として本サービスの機能を通じて利用者自身で対応するものとします。

10. Cookie およびこれに類する技術

本サービスは、利用者のログイン状態維持・利便性向上のため、Cookie および類似技術（localStorage 等）を使用します。

• 必須 Cookie / localStorage: 認証トークン（JWT）、セッション識別子等。これらは本サービスの機能上不可欠であり、停止できません。
• アクセス解析: 当方は Cloudflare Web Analytics（Cloudflare Insights）のみを利用しており、当該機能は Cookie を使用しません（Cloudflare 公式仕様）。Google Analytics 等の追加の解析サービスは利用していません。

利用者は、ブラウザの設定により Cookie を無効化できますが、その場合本サービスの一部機能が利用できなくなる可能性があります。

10-2. マイナンバー（個人番号）の取扱い

本サービスでは、給与計算機能を含むものの、マイナンバー（個人番号）の取得・保管・利用は行いません。利用者は本サービスにマイナンバーを登録・入力しないでください（万一登録された場合、当方は速やかに削除します）。

11. 未成年者の利用について

本サービスは、原則として事業者向けサービスであり、未成年者の単独利用を想定していません。未成年者が本サービスを利用する場合は、保護者または法定代理人の同意を得るものとします。

12. お問い合わせ窓口

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示等の請求、苦情の申出は、以下の窓口までご連絡ください。

13. 本ポリシーの改定

当方は、法令の改正、本サービスの内容変更、その他必要に応じて、本ポリシーを改定することがあります。改定後の本ポリシーは、本サービス上での掲示またはメール通知により周知し、周知時点から効力を生じます。

14. 準拠法・管轄裁判所

本ポリシーの解釈にあたっては、日本法を準拠法とします。本ポリシーに関して紛争が生じた場合には、当方の本店所在地を管轄する地方裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所とします。